Comment améliorer facilement la gestion des documents ?
Solutions adaptées pour le DRH, DAF, DSI…
« 90% des décideurs jugent devoir optimiser encore plus la gestion de leurs processus documentaires«
La gestion des documents est au cœur des préoccupations des décideurs.
Problématique: la gestion documentaire
Scop Software Suite™
Maîtrise de l’information
Optimisation du temps pour retrouver le bon document
Des solutions pour vous accompagner
« La gestion des documents devient de plus en plus complexe !
Environ 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information…
Une bonne gestion des documents accélère les projets et permet de réduire les coûts.«
– Jean-Marc JAGOU –
Président Xplor France
Voici quelques tendances clé qui permettent de mieux appréhender la transformation digitale et améliorer sa stratégie documentaire
Métier : Automatiser ses processus
L’automatisation des processus documentaires est portée par un contexte légal favorable (bulletin de paie numérique, compte personnel d’activité, piste d’audit…). Les décideurs ont des attentes fortes sur la gestion des contenus des documents et notamment sur leur intégration dans leur solution métier.
Sécurité : Protéger ses données
La dimension sécuritaire est essentielle dans une démarche de mise en place d’une bonne gestion de l’information. Le cadre légal évolue rapidement (eiDAS, RGPD…) et est associé à la démocratisation ainsi qu’à la montée en puissance des outils numériques. Cela conduit à une situation inédite où l’entreprise a le devoir de renforcer son cadre et ses processus documentaires.
Technologique : Utiliser de nouvelles technologies (cloud computing, SaaS) et de nouveaux outils (Smartphone, tablette…)
Celles-ci sont entrées dans les habitudes de consommation des ressources informatiques des DRH. Le Cloud permet notamment aux directions métiers de gagner en agilité et en autonomie. Accéder à ses données se doit de pouvoir être réalisé n’importe quand et n’importe où : on constate une nécessité de mise à disposition de l’information via des outils de consultation/front office => application mobile, extranet responsive…
Valoriser ses données, grâce à l’adoption d’outils analytiques
79% de prestataires et DRH interrogés pensent que la prise de conscience de la valeur des données est un facteur de développement du marché des solutions RH. Cette dimension analytique a l’objectif in-fine de mieux gérer la performance des processus, de valoriser les données présentes dans les documents (indexation et extraction des données), d’améliorer sa stratégie documentaire, et d’avoir un meilleur contrôle (concordance des différents documents dans un processus de vente : devis, bon de commande, facture..).
En conclusion, la transformation digitale n’est pas uniquement le passage du papier au numérique, elle va bien au-delà. Les solutions doivent avoir une vision métier et notamment des fonctionnalités conformes aux réalités terrains rencontrées par les décideurs.
Source :
- https://www.silicon.fr/solutions-rh-six-tendances-transformation-numerique-199563.html
- https://www.informatiquenews.fr/gestion-documentaire-recherche-optimisation-52900
Une plate-forme de solutions conçues pour les métiers et la migration vers le « Tout Numérique »
Dans ce contexte, et pour accompagner nos clients dans leurs démarches, nous avons développé une suite de solutions permettant notamment la gestion et la mise à disposition de l’information, ainsi que l’archivage électronique probatoire des documents.
A partir de technologies sécurisées et reconnues par l’Etat, l’objectif est de permettre à un utilisateur de retrouver LA ou LES bonnes informations en quelques clics: retracer une piste d’audit ou archiver électroniquement les documents en un clic.
Faciles à maîtrise et simples d’utilisation, ces solutions sont conçues dans une optique “utilisateur”. Sous la rubrique Scop Software Suite™ nous explicitons comment nous accompagnons plus de 150 clients dans leur migration.
« 77% des répondants jugent que la confidentialité des données impacte fortement les missions RH. »
– Source: Markess International –
