L’Éditique – Définition et enjeux

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« Ensemble des moyens humains et matériels, des processus et des flux permettant la mise en forme, l’impression et l’envoi de documents nativement électronique vers des destinations physiques ou électroniques. »

définition de l'éditique

Pionnier de l’éditique en France

Une chaîne éditique comprend toujours plusieurs étapes séquentielles: de la réception des données en provenance des systèmes, à leur distribution finale en passant par des phases métier pour la mise en forme des flux. Cet article détaille comment une bonne prise en charge permet d’optimiser la distribution du document dans sa forme papier ou digitale.

Indexation

L’indexation se définit comme la fonction qui permettra la reconnaissance et l’extraction des informations contenues dans les données (ou dans le spool) afin d’utiliser celles-ci le but de fournir celles-ci dans la chaîne éditique.

En pratique mettre en œuvre une solution d’indexation consiste à capturer les données du document (physiquement ou dans les métadonnées) pour les « qualifier ». Ainsi, en fixant des règles, par exemple la présence du mot « facture », d’un numéro de client ou d’un montant, on pourra vérifier que le document recherché est bien celui souhaité, en l’occurrence « une facture ».

La fonction permettant de caractériser un document et d’en extraire des informations présente de nombreux avantages : meilleur routage, amélioration de la vitesse de traitement, extraction d’informations (pour des recherches, une classification, un second traitement…), homogénéisation de la production…

Conversion

Sous le terme « conversion », on entend la mise en conformité du format des données afin qu’il soit reconnu et interprété par une solution logicielle ou une imprimante.

De multiples formats de fichiers existent : formats AFPDS, AFP/IPDS, LCDS, Xes, VIPP… ou bureautiques Office, LibreOffice, OpenOffice…, le format PDF, des formats métiers, etc. Les imprimantes du marché ne sont pas en mesure de les comprendre ou de les interpréter. D’où la conversion…

Les formats compris par les imprimantes sont également nombreux et dépendants du choix du constructeur : IPDS, PCL, PostScript, PDF, BMP, TIFF, etc… À chaque demande d’impression et en fonction de l’imprimante, une conversion doit parfois être effectuée. C’est alors qu’intervient, même dans un cadre professionnel à forte volumétrie, un moteur de conversion.

Composition (dynamique)

Processus de décision

La composition de documents c’est la mise en forme des informations brutes (un nom, un montant, un libellé, etc…) dans sa forme finale. Véritable outil de valorisation, c’est une étape essentielle. Elle permet au document d’adopter l’identité visuelle de l’entreprise et d’être un vecteur de sa communication. Elle permet également l’ajout de messages personnalisés variables et en fonction du contenu du document. On parle alors de composition interactive.

Exemple d’utilisation

Une banque souhaite produire les relevés de comptes mensuels de Madame Martin dont l’agence de rattachement est Paris 8ème. La composition interactive permettra l’insertion d’un encart comportant les coordonnées de son agence , les heures d’ouvertures et l’action commerciale en cours.

Après la composition, la post-composition

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Mise en forme

Cette étape se définit comme l’ensemble des actions de mise en forme du document en vue de son impression finale.

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Paramétrage

Cela se traduit par la possibilité d’ajouter des codes OMR ou des datamatrix, effectuer une re-pagination…). Ces informations serviront pour la suite de la chaîne de production.

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Suivi & Optimisation

Chaque document entrant dans la chaîne de production est tracé et un travail préparatoire de tri, regroupement et lotissement est mis en place.

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L’éditique est un élément central au cœur même de l’entreprise destiné à fluidifier les échanges et délivrer les bonnes informations au bon destinataire le plus rapidement possible et au moindre coût.

Editique distribution documents | mpi tech

Étape d’envoi

Tri, Regroupement et Lotissement

Le tri, regroupement et lotissement (ou TRL) est un véritable levier d’économies tout en augmentant la productivité. Cette étape permet de préparer et d’optimiser la mise sous pli et l’envoi postal.

En analysant les données et les documents, il est ainsi possible de minimiser le nombre des plis à envoyer en regroupant des courriers en un même envoi, ce qui optimise le tarif d’affranchissement. Ce tarif se voit également optimisé via une étape de préparation industrielle avant remise en Poste.

Distribution des documents

Envoi des documents soit par voie postale (impression, mise sous pli et remise en poste) ou par voie électronique : email, FTP, mise à disposition sur un portail, une GED, coffre fort électronique…

Grâce à l’éditique : on maîtrise la gestion des flux entrants et sortants

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Réduire les coûts

L’éditique répond à l’enjeu principal de réduction des coûts. Longtemps considéré comme un poste de dépense incompressible, le centre de production est de plus en plus souvent confronté au besoin de faire des économies tout en conservant un même niveau de productivité.

À l’inverse, il devient le centre névralgique où sont effectuées des tâches toujours plus nombreuses qui étaient auparavant réalisées dans les étages: impressions complexes et de petites volumétries (contrats, mailing, documents divers). Que ces traitements soient réalisés en interne ou confiés à un tiers, le choix est fait souvent pour supprimer les impressions locales (trop coûteuses) et de massifier les envois postaux afin d’obtenir des tarifs dégressifs.

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Proposer un travail de qualité professionnel

Confier des tâches bureautiques à un centre de production est l’assurance d’un travail de qualité grâce à l’emploi de machine métier dédiées et une réalisation industrielle exemplaire des volontés de l’utilisateur.

Lieu d’intelligence, le centre éditique s’efforce de s’adapter aux cadences et aux exigences afin de satisfaire le client final le plus rapidement et efficacement possible tout en respectant les contraintes postales (heure de levée, poids, nombre d’envois permettant l’obtention de tarifs dégressifs, notion de courrier industriel…).

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Réunir les différents services

Métier transversal, l’éditique touche plusieurs services :

Le service informatique et technique pour son implémentation et son maintien
Le service du centre de production (lorsque le service est géré en interne)
Le service financier (envoi de factures)
Le service administratif (envoi de courriers)
Le service marketing / communication (envoi de mailing)

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