Impression et mise à disposition de documents en provenance d’un mainframe IBM

Cas d’usage – organisme public

Entreprise francaise internationale 1 | mpi tech

Processus documentaires

L’industrie de la construction est un secteur d’activité important au Québec qui génère plus de 40 milliards de dollars d’investissement chaque année. Des centaines de milliers de personnes et d’entreprises y exercent leurs activités et sont constamment appelées à se déplacer sur l’ensemble du territoire de la province.

Créée en 1987, cet organisme est responsable de l’application de la Loi sur les relations de travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d’oeuvre. Cet organisme qui offre de ce fait de nombreux services : avantages sociaux, retraite, assurance, formation professionnelle… Ces différents champs d’action génèrent inéluctablement des volumétries de documents importantes qu’il est nécessaire de maîtriser.

Les solutions MPI Tech ont permis d’éviter l’impression de plusieurs tonnes de papier chaque années par les 1 200 utilisateurs et début une transformation vers le tout numérique

Problématique

L’organisme était à la recherche d’une solution permettant d’optimiser ses processus documentaires et notamment l’acheminement, la conversion et la visualisation de ses impressions. En effet, de nombreux documents étaient encore imprimés sur un matériel Xerox via le logiciel FreeFlow. Cette imprimante, en fin de vie, était l’occasion de faire évoluer les processus internes et de remplacer ces impressions par une digitalisation.

L’objectif principal du projet était de ce fait de convertir la majorité des impressions AFP en format PDF ou PS, de standardiser les méthodes, mais aussi de pouvoir visualiser ces documents via une interface web.

Plus techniquement, la solution se devait de gérer le transfert et la réception de fichiers d’impression provenant de systèmes IBM (Z12) et Windows et de router ces flux soit pour impression (conversion AFP vers PS) soit vers un système de gestion de documents (AFP vers PDF).

Ce routage suit un ensemble de règles métiers élaborées en fonction du type de document et des informations contenues. Les équipes commerciales ont été contactées par le client final au travers d’une discussion sur le site web de l’entreprise : www.mpitech.com. Malgré une évidente concordance entre les besoins exprimés et les solutions présentées, et étant un acteur public, l’organisme a dû réaliser un appel d’offres à l’issu duquel la société MPI Tech a été retenue.

Quelques chiffres

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1 200 employés

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2 000 000 documents digitalisés

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3 000 000 pages imprimées par an

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40 milliards de $ d’investissement

Solution proposée :

A l’issue de cet appel d’offre le client a retenu la proposition de MPI Tech composée des solutions FastParser™ pour la conversion, ScopIOM™ et ScopIndex™ pour l’ordonnancement des flux et l’indexation des données et de ScopMaster+™ pour la gestion électronique de documents et l’archivage.

Au niveau du processus, FastParser traite les impressions stockées sur le mainframe et effectue une conversion du format IPDS vers PDF et PostScript. Une fois cette conversion réalisée, les fichiers sont pris en charge par ScopIOM qui joue le rôle de chef d’orchestre en routant les documents selon des critères bien précis. Ces informations sont extraites des documents par l’outil ScopIndex.

Une fois ces règles appliquées, les documents sont dirigés vers l’imprimante de production et/ou mis à disposition dans la solution de ScopMaster+.

Aujourd’hui, l’ensemble des documents produits par le mainframe de la Commission sont désormais automatiquement digitalisés et mis à disposition des utilisateurs pour visualisation et recherche dans la solution ScopMaster+ : à la clé plusieurs tonnes de papier sont économisés chaque années par les 1 200 utilisateurs.

Plus de 3 000 000 de pages papier sont toujours produits par l’organisme avec une vitesse de conversion en sortie de mainframe supérieure à 5 000 pages par minute grâce à la solution FastParser. Les flux PDF digitalisés représentent, quant à eux, plus de 2 000 000 de pages par an. L’organisme débute, grâce aux solutions MPI Tech une véritable transition technologique vers la digitalisation.

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Ordonnancer les flux d'impression

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